Achat de projet

OBJECTIF

L’achat de projet permet d’entrer tous les achats liés à un projet pour lesquels il n’y a pas de commande ou encore pour enregistrer des frais d'opération (loyer ou autres) qui peuvent affecter un projet administratif.

PRÉREQUIS

Icônes

Icônes de l'option Achat de projet

Icône	Titre	Sert à
	Création d’une transaction à partir d’un document numérisé	Permet de créer une transaction à partir d’un document préalablement numérisé. NOTE : Cette option n’est disponible que dans la version 3.05 de maestro*.
	Transférer (Ctrl + Shift + F12)	Permet de transférer les transactions.
	Imprimer	Permet d’ouvrir le générateur de liste ou d’imprimer le formulaire (CTRL + P).
	Documents du fournisseur	Ouvre la fenêtre de Gestion des documents, pour le fournisseur courant. La « feuille » sur l’icône indique qu’il y a des documents liés.
	Documents	Ouvre la fenêtre de Gestion des documents, pour la transaction courante. La « feuille » sur l’icône indique qu’il y a des documents liés.
	Afficher seulement les entrées non transférées	Permet d’afficher seulement les entrées non transférées dans le sommaire des transactions.
	Afficher seulement les entrées transférées	Permet d’afficher seulement les entrées transférées dans le sommaire des transactions.
	Transactions en attente	Afficher la grille sommaire des transactions en attente de type Achat de projet. Consulter la section Créer un achat de projet à partir d'une transaction en attente pour de plus amples informations.
	Consultation des factures d’un fournisseur	Permet de consulter les factures du fournisseur courant dans la fenêtre Consultation des fournisseurs.
	Utilisateurs des compteurs par employé	Permet d’ouvrir la fenêtre Utilisation des compteurs.
	Recalculer le tableau	Permet de forcer le recalcul des totaux après des changements.
	Changer le mode d’affichage des totaux	Permet de choisir entre le mode d’affichage des totaux Standard et Détaillé. Il a deux états possibles (enfoncé ou non) et est conservé d’une transaction à l’autre. Le mode Détaillé est surtout utile lorsqu’il y a une retenue sur la facture, car il affiche les totaux en soustrayant le montant de la retenue du sous-total de la facture, avant de calculer les taxes. De plus, dans le mode Détaillé, les montants de taxe affichés tiennent compte du mode de calcul de taxe sur les retenues (Avec ou Sans taxe). Il est important de noter que cette fonction a un effet seulement sur l’affichage de la ligne de totaux et ne modifie en rien les calculs de taxe ni les montants enregistrés dans la transaction.
	Inverser cette entrée	Permet d'inverser les quantités et les montants de la facture courante, affichée à l’écran. En cliquant sur le bouton, les quantités et montants positifs deviennent négatifs et les quantités et montants négatifs deviennent positifs. Les modifications s’appliquent à tous les montants « courants » (incluant les taxes et la retenue).
	Calculer et appliquer les pourcentages non-récupérables des taxes	Permet de recalculer les montants des dépenses et des taxes sur les lignes où des codes de taxes « exclues » sont utilisés si le taux de récupération de ces taxes est inférieur à 100%. Le système corrige les montants des taxes pour ne conserver que la partie récupérable des taxes et rajoute la partie non-récupérable aux dépenses.
	Transactions régulières	Permet d’afficher seulement les transactions régulières dans le sommaire des transactions.
	Transactions répétitives	Permet d’afficher seulement les transactions répétitives dans le sommaire des transactions.
	Transférer dans les entrées régulières	Permet de transférer la transaction répétitive sélectionnée dans les transactions régulières.
	Configuration	Permet d’ouvrir la fenêtre des configurations de la fonction Achat de projets.

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous.

Sommaire

Créer un achat de projet
Créer une transaction à partir d’un document numérisé
Créer un achat de projet à partir d'une transaction en attente
Imprimer un formulaire d’achat de projet
Modifier l’affichage des totaux
Gérer les processus d’achat de projet

Étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Achats > Achat de projet

Créer un achat de projet

Cliquer sur Nouveau ou appuyer sur F5.
Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Les champs suivis du caractère * sont des champs obligatoires.

Il est possible d’entrer des achats répétitifs en cliquant sur l’icône Transactions répétitives et en enregistrant la transaction.

Il est possible de transférer une transaction répétitive dans les transactions régulières en sélectionnant la transaction dans l’icône Transactions répétitives et en cliquant sur Transférer dans les entrées régulières.

Champ

Description

Fournisseur*

Code du fournisseur lié à l’achat.

NOTES : Si une dénonciation est liée au fournisseur, le message Attention! Des dénonciations sont rattachées s’affiche.

Pour que le message ne s’affiche pas lorsqu’une dénonciation est liée à un fournisseur, décocher la case à cocher Suivi de dénonciation dans les Configurations générales, menu Achats et approvisionnement, sous-menu Généralités.

Si un fournisseur divers a été identifié dans les Configurations diverses et que ce fournisseur est sélectionné, une fenêtre d’adresse s’affiche à l’écran. Il est alors possible d’entrer le nom et l’adresse du fournisseur où cet achat a été effectué. Un déboursé immédiat sera aussi automatiquement généré au fournisseur indiqué.

Le fournisseur divers peut être identifié dans le champ Fournisseur divers disponible dans la section Achats des configurations diverses du module Achats et approvisionnement.

Date*

Date de la facture.

NOTE : Cette date est considérée comme étant une date comptable.

Date due

Date due de la facture.

NOTES : Il est possible de modifier le moment où la date due est calculée en modifiant le champ Calcul de la date due dans les Configurations diverses.

Si aucune date due n’est entrée, le système calcule la date due selon les champs Terme de paiement et Date réelle.

Si aucune date réelle n’est entrée, le système calcule la date due selon la date de transaction.

Si aucun terme de paiement n’est entré, le système inscrit la date réelle ou la date de la transaction comme date due.

Date réelle

Date réelle pour la facture dans le cas où la période financière est fermée.

NOTE : Le système calcule la date due à partir de la date réelle de la transaction. Cette date apparaît sur le chèque.

No facture*

Numéro de facture de l’achat.

NOTES : Immédiatement après avoir entré le numéro de facture, le système vérifie si ce numéro a déjà été entré pour le fournisseur et affiche un message d’avertissement si c’est le cas.

Si le numéro de facture a déjà été entré pour le fournisseur, le système peut également bloquer ou donner un message d’avertissement lors de la sauvegarde de la transaction, en fonction de la valeur choisie dans la configuration lorsqu’un numéro de facture existe déjà pour un fournisseur.

Cette configuration est disponible dans la Gestion de la sécurité, dans l’onglet Restriction des accès, dans l’option Achats et approvisionnement, dans la section Achats.

Bon commande

Numéro de bon de commande correspondant à l’achat.

NOTE : Ne pas confondre avec les bons de commande entrés via le module Achats et approvisionnement.

Bon de travail

Numéro de bon de travail à titre de référence.

NOTE : Si l’option Bon de travail est installée, il est possible de sélectionner un bon de travail existant dans le système.

Achat

Montant de l’achat avant taxes.

NOTES : Ce montant est calculé à partir des informations fournies par la grille Ventilation.

Escompte

Montant d’escompte à prendre sur la facture.

Terme de paiement

Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture.

NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.

Le système détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.

Inter-co

Permet d’identifier si la transaction est une transaction intercompagnie ou non pour les compagnies qui ne travaillent pas en mode multidimensionnel et qui désirent avoir un suivi des transactions qui servent à des intercompagnies.

NOTE : Le système ne permet pas de communiquer entre les différentes compagnies.

Déb. immédiat

Permet de créer un déboursé immédiatement après le transfert de l’achat de projet, si à Oui.

Pour que l’option Paiement direct soit également disponible dans le menu déroulant, le Mode de paiement du fournisseur doit être Virements, dans la Gestion des fournisseurs, onglet Paiement direct.

NOTES : Si la case à cocher Générer le déboursé automatiquement est activée, dans les configurations diverses (Projets > inter-compagnies > Achats), la valeur du champ sera à Oui.

Ce déboursé est ensuite accessible dans l’option Déboursé par fournisseur et il est daté de la date due.

No chèque

Ce champ ne s’affiche que si la valeur du champ Déb. Immédiat est à Oui. Il permet de noter le numéro de chèque.

% Retenue

Pourcentage de retenue ou montant de retenue à prendre sur la facture.

Mode

Mode de retenue avec ou sans taxes.

Banque

Banque où le chèque est émis, dans le cas où le champ Déb. immédiat est à Oui.

NOTES : Le système inscrit le compte de banque défini dans la Gestion des fournisseurs. Si le champ est vide, il utilise celui des Configurations diverses.

En mode Inter-co, le compte de banque sera récupéré des configurations diverses (Projets >Inter-compagnies > Achats > Compte de banque), s’il y a lieu. Sinon, le compte de banque sera déterminé de la manière habituelle.

Acceptation

Une acceptation à Oui permet de transférer la transaction.

NOTE : Si la transaction est à Non, le système conserve la transaction dans les achats non transférés et interdit le transfert de la transaction tant que cette dernière n’est pas enregistrée à Oui.

Si la transaction fait l’objet d’un processus, tel que défini dans la Gestion des processus, ce champ s’affiche en lecture seule et ne peut être modifié.

Compte CAP*

Compte de grand livre des comptes fournisseurs affecté par la transaction.

NOTE : Si les Configurations diverses des modules Comptabilité et Achats et approvisionnement ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.

RET*

Compte de grand livre de retenue affecté par la transaction.

NOTE : Si les Configurations diverses des modules Comptabilité et Achats et approvisionnement ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.

ESC*

Compte de grand livre d’escompte affecté par la transaction.

NOTE : Si les Configurations diverses des modules Comptabilité et Achats et approvisionnement ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.

Solde

Solde des achats non payés pour le fournisseur sélectionné.

Retenue

Solde des retenues non payées pour le fournisseur sélectionné.

Mnt Applic.

Montant d’avance pour le fournisseur sélectionné.

Dénonciation

Montant des dénonciations pour le fournisseur sélectionné dans l’option Dénonciation. En cliquant sur le montant, le système affiche le détail du montant.

Section Valeurs par défaut :

Les informations sont reportées automatiquement dans la section Ventilation.

Champ

Description

Projet

Numéro du projet affecté par l’achat.

NOTES : La liste des projets disponibles apparaît selon la Gestion de la sécurité.

Lors du rappel d’une transaction déjà existante, si le même projet se retrouve sur toutes les lignes de la ventilation, ce projet sera également considéré comme le projet par défaut et apparaîtra dans ce champ.

Activité

Activité affectée par l’achat.

NOTES : Lors de l’entrée d’une nouvelle transaction, après avoir choisi le fournisseur, le système affiche, dans ce champ, l’activité indiquée dans le champ Activité de la Gestion des fournisseurs.

Lors du rappel d’une transaction déjà existante, si la même activité se retrouve sur toutes les lignes de la ventilation, cette activité sera également considérée comme l’activité par défaut et apparaîtra dans ce champ.

Groupe

Groupe affectée par l’achat.

NOTES : Lors de l’entrée d’une nouvelle transaction, après avoir choisi le fournisseur, le système affiche, dans ce champ, le groupe indiqué dans le champ Groupe de la Gestion des fournisseurs.

Lors du rappel d’une transaction déjà existante, si le même groupe se retrouve sur toutes les lignes de la ventilation, ce groupe sera également considéré comme le groupe par défaut et apparaîtra dans ce champ.

Section Ventilation :

Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire définis dans les Configurations générales, sous le module Achats et approvisionnement, Inventaire (section Inventaire). Sinon, il sera impossible de sauvegarder la transaction.

Si le module Conciliation des factures fournisseurs est installé, le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de la conciliation des factures fournisseurs définis dans les Configurations générales (section Configuration des courus et Renversement des courus non facturés, sous le module Projets, Maintenance (section Projet). Sinon, il sera impossible de sauvegarder la transaction.

Champ

Description

Description

Description concernant le détail de l’achat.

NOTE : Cette description s’affiche au niveau de la Liste des transactions de projets et dans la Consultation des fournisseurs lors du forage sur une facture.

Compagnie

Nom de la compagnie.

NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

No projet

Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense appartient.

Activité

Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense appartient.

Groupe

Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient.

Quantité

Quantité de la dépense.

Prix unitaire

Prix unitaire de la dépense.

Montant

Montant de la dépense avant taxes.

% Escompte

Pourcentage d’escompte à prendre sur la facture.

Montant escompte

Montant d’escompte à prendre sur la facture.

NOTE : Le total des montants d’escompte apparaît également dans le sommaire (dans le haut de la fenêtre) et peut être utilisé en tant que variable lors de l’impression du formulaire de chèques fournisseurs.

Montant

Montant de la dépense.

Taxe 1

Code de taxes applicable à la dépense.

NOTES : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion d’utilisation des codes de taxes si l’achat correspond à une clé définie basée sur la formule des Configurations diverses ou Gestion des fournisseurs ou lors de l’entrée de la transaction.

La lecture du taux de taxes s’effectue comme suit :

Le taux défini dans la Gestion d’utilisation des codes de taxes si l’achat correspond à une clé définie basée sur la formule des Configurations diverses;

Sinon, prend le taux défini du code de taxes dans la Configuration des codes de taxe;

Si l’usager entre un code de taxes manuellement, le taux affiché sera celui de la Configuration des codes de taxe.

Montant taxe 1

Montant de la taxe 1 sur la dépense, s’il y a un code de taxe défini au champ Taxe 1.

NOTE : Il est possible de modifier le montant des taxes en appuyant sur les touches CTRL+F7 ou en modifiant le montant directement dans la cellule.

Taxe 2

Deuxième code de taxes applicable à la dépense.

NOTES : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion d’utilisation des codes de taxes si l’achat correspond à une clé définie basée sur la formule des Configurations diverses ou Gestion des fournisseurs ou lors de l’entrée de la transaction.

La lecture du taux de taxes s’effectue comme suit :

Le taux défini dans la Gestion d’utilisation des codes de taxes si l’achat correspond à une clé définie basée sur la formule des configurations diverses;

Sinon, prend le taux défini du code de taxes dans la Configuration des codes de taxe;

Si l’usager entre un code de taxes manuellement, le taux affiché sera celui de la Configuration des codes de taxe.

Montant taxe 2

Montant de la taxe 2 sur la dépense, s’il y a un code de taxe défini au champ Taxe 2.

NOTE : Il est possible de modifier le montant des taxes en appuyant sur les touches CTRL+F7 ou en modifiant le montant directement dans la cellule.

Devise

Devise de la compagnie sélectionnée.

NOTE : Disponible seulement si les fonctionnalités multidimensionnelle et multidevise sont installées seulement.

État de la transaction

Identifie si l’achat a été facturé ou non.

NOTES : En fonction de la configuration Ne pas permettre de modifier des transactions facturées disponible dans les Configurations diverses de la Facturation en Régie contrôlée ou de Facturation - Coût plus, il est possible d’empêcher la modification d’un achat lorsque celui-ci est facturé ou en cours de facturation.

S’applique uniquement pour les transactions facturées par les modules Facturation en régie contrôlée et Facturation à coût plus.

Cette colonne n’est pas visible par défaut. Pour l’afficher, cliquer dans la grille de ventilation et sélectionner l’option Configuration.

Il est possible de valider le dépassement de budget si cette configuration est activée dans les Configurations diverses.

Champ	Description
Fournisseur*	Code du fournisseur lié à l’achat. NOTES : Si une dénonciation est liée au fournisseur, le message Attention! Des dénonciations sont rattachées s’affiche. Pour que le message ne s’affiche pas lorsqu’une dénonciation est liée à un fournisseur, décocher la case à cocher Suivi de dénonciation dans les Configurations générales, menu Achats et approvisionnement, sous-menu Généralités. Si un fournisseur divers a été identifié dans les Configurations diverses et que ce fournisseur est sélectionné, une fenêtre d’adresse s’affiche à l’écran. Il est alors possible d’entrer le nom et l’adresse du fournisseur où cet achat a été effectué. Un déboursé immédiat sera aussi automatiquement généré au fournisseur indiqué. Le fournisseur divers peut être identifié dans le champ Fournisseur divers disponible dans la section Achats des configurations diverses du module Achats et approvisionnement.
Date*	Date de la facture. NOTE : Cette date est considérée comme étant une date comptable.
Date due	Date due de la facture. NOTES : Il est possible de modifier le moment où la date due est calculée en modifiant le champ Calcul de la date due dans les Configurations diverses. Si aucune date due n’est entrée, le système calcule la date due selon les champs Terme de paiement et Date réelle. Si aucune date réelle n’est entrée, le système calcule la date due selon la date de transaction. Si aucun terme de paiement n’est entré, le système inscrit la date réelle ou la date de la transaction comme date due.
Date réelle	Date réelle pour la facture dans le cas où la période financière est fermée. NOTE : Le système calcule la date due à partir de la date réelle de la transaction. Cette date apparaît sur le chèque.
No facture*	Numéro de facture de l’achat. NOTES : Immédiatement après avoir entré le numéro de facture, le système vérifie si ce numéro a déjà été entré pour le fournisseur et affiche un message d’avertissement si c’est le cas. Si le numéro de facture a déjà été entré pour le fournisseur, le système peut également bloquer ou donner un message d’avertissement lors de la sauvegarde de la transaction, en fonction de la valeur choisie dans la configuration lorsqu’un numéro de facture existe déjà pour un fournisseur. Cette configuration est disponible dans la Gestion de la sécurité, dans l’onglet Restriction des accès, dans l’option Achats et approvisionnement, dans la section Achats.
Bon commande	Numéro de bon de commande correspondant à l’achat. NOTE : Ne pas confondre avec les bons de commande entrés via le module Achats et approvisionnement.
Bon de travail	Numéro de bon de travail à titre de référence. NOTE : Si l’option Bon de travail est installée, il est possible de sélectionner un bon de travail existant dans le système.
Achat	Montant de l’achat avant taxes. NOTES : Ce montant est calculé à partir des informations fournies par la grille Ventilation.
Escompte	Montant d’escompte à prendre sur la facture.
Terme de paiement	Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture. NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement. Le système détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.
Inter-co	Permet d’identifier si la transaction est une transaction intercompagnie ou non pour les compagnies qui ne travaillent pas en mode multidimensionnel et qui désirent avoir un suivi des transactions qui servent à des intercompagnies. NOTE : Le système ne permet pas de communiquer entre les différentes compagnies.
Déb. immédiat	Permet de créer un déboursé immédiatement après le transfert de l’achat de projet, si à Oui. Pour que l’option Paiement direct soit également disponible dans le menu déroulant, le Mode de paiement du fournisseur doit être Virements, dans la Gestion des fournisseurs, onglet Paiement direct. NOTES : Si la case à cocher Générer le déboursé automatiquement est activée, dans les configurations diverses (Projets > inter-compagnies > Achats), la valeur du champ sera à Oui. Ce déboursé est ensuite accessible dans l’option Déboursé par fournisseur et il est daté de la date due.
No chèque	Ce champ ne s’affiche que si la valeur du champ Déb. Immédiat est à Oui. Il permet de noter le numéro de chèque.
% Retenue	Pourcentage de retenue ou montant de retenue à prendre sur la facture.
Mode	Mode de retenue avec ou sans taxes.
Banque	Banque où le chèque est émis, dans le cas où le champ Déb. immédiat est à Oui. NOTES : Le système inscrit le compte de banque défini dans la Gestion des fournisseurs. Si le champ est vide, il utilise celui des Configurations diverses. En mode Inter-co, le compte de banque sera récupéré des configurations diverses (Projets >Inter-compagnies > Achats > Compte de banque), s’il y a lieu. Sinon, le compte de banque sera déterminé de la manière habituelle.
Acceptation	Une acceptation à Oui permet de transférer la transaction. NOTE : Si la transaction est à Non, le système conserve la transaction dans les achats non transférés et interdit le transfert de la transaction tant que cette dernière n’est pas enregistrée à Oui. Si la transaction fait l’objet d’un processus, tel que défini dans la Gestion des processus, ce champ s’affiche en lecture seule et ne peut être modifié.
Compte CAP*	Compte de grand livre des comptes fournisseurs affecté par la transaction. NOTE : Si les Configurations diverses des modules Comptabilité et Achats et approvisionnement ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.
RET*	Compte de grand livre de retenue affecté par la transaction. NOTE : Si les Configurations diverses des modules Comptabilité et Achats et approvisionnement ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.
ESC*	Compte de grand livre d’escompte affecté par la transaction. NOTE : Si les Configurations diverses des modules Comptabilité et Achats et approvisionnement ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.
Solde	Solde des achats non payés pour le fournisseur sélectionné.
Retenue	Solde des retenues non payées pour le fournisseur sélectionné.
Mnt Applic.	Montant d’avance pour le fournisseur sélectionné.
Dénonciation	Montant des dénonciations pour le fournisseur sélectionné dans l’option Dénonciation. En cliquant sur le montant, le système affiche le détail du montant.

Champ	Description
Projet	Numéro du projet affecté par l’achat. NOTES : La liste des projets disponibles apparaît selon la Gestion de la sécurité. Lors du rappel d’une transaction déjà existante, si le même projet se retrouve sur toutes les lignes de la ventilation, ce projet sera également considéré comme le projet par défaut et apparaîtra dans ce champ.
Activité	Activité affectée par l’achat. NOTES : Lors de l’entrée d’une nouvelle transaction, après avoir choisi le fournisseur, le système affiche, dans ce champ, l’activité indiquée dans le champ Activité de la Gestion des fournisseurs. Lors du rappel d’une transaction déjà existante, si la même activité se retrouve sur toutes les lignes de la ventilation, cette activité sera également considérée comme l’activité par défaut et apparaîtra dans ce champ.
Groupe	Groupe affectée par l’achat. NOTES : Lors de l’entrée d’une nouvelle transaction, après avoir choisi le fournisseur, le système affiche, dans ce champ, le groupe indiqué dans le champ Groupe de la Gestion des fournisseurs. Lors du rappel d’une transaction déjà existante, si le même groupe se retrouve sur toutes les lignes de la ventilation, ce groupe sera également considéré comme le groupe par défaut et apparaîtra dans ce champ.

Champ	Description
Description	Description concernant le détail de l’achat. NOTE : Cette description s’affiche au niveau de la Liste des transactions de projets et dans la Consultation des fournisseurs lors du forage sur une facture.
Compagnie	Nom de la compagnie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
No projet	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense appartient.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense appartient.
Groupe	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient.
Quantité	Quantité de la dépense.
Prix unitaire	Prix unitaire de la dépense.
Montant	Montant de la dépense avant taxes.
% Escompte	Pourcentage d’escompte à prendre sur la facture.
Montant escompte	Montant d’escompte à prendre sur la facture. NOTE : Le total des montants d’escompte apparaît également dans le sommaire (dans le haut de la fenêtre) et peut être utilisé en tant que variable lors de l’impression du formulaire de chèques fournisseurs.
Montant	Montant de la dépense.
Taxe 1	Code de taxes applicable à la dépense. NOTES : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion d’utilisation des codes de taxes si l’achat correspond à une clé définie basée sur la formule des Configurations diverses ou Gestion des fournisseurs ou lors de l’entrée de la transaction. La lecture du taux de taxes s’effectue comme suit : Le taux défini dans la Gestion d’utilisation des codes de taxes si l’achat correspond à une clé définie basée sur la formule des Configurations diverses; Sinon, prend le taux défini du code de taxes dans la Configuration des codes de taxe; Si l’usager entre un code de taxes manuellement, le taux affiché sera celui de la Configuration des codes de taxe.
Montant taxe 1	Montant de la taxe 1 sur la dépense, s’il y a un code de taxe défini au champ Taxe 1. NOTE : Il est possible de modifier le montant des taxes en appuyant sur les touches CTRL+F7 ou en modifiant le montant directement dans la cellule.
Taxe 2	Deuxième code de taxes applicable à la dépense. NOTES : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion d’utilisation des codes de taxes si l’achat correspond à une clé définie basée sur la formule des Configurations diverses ou Gestion des fournisseurs ou lors de l’entrée de la transaction. La lecture du taux de taxes s’effectue comme suit : Le taux défini dans la Gestion d’utilisation des codes de taxes si l’achat correspond à une clé définie basée sur la formule des configurations diverses; Sinon, prend le taux défini du code de taxes dans la Configuration des codes de taxe; Si l’usager entre un code de taxes manuellement, le taux affiché sera celui de la Configuration des codes de taxe.
Montant taxe 2	Montant de la taxe 2 sur la dépense, s’il y a un code de taxe défini au champ Taxe 2. NOTE : Il est possible de modifier le montant des taxes en appuyant sur les touches CTRL+F7 ou en modifiant le montant directement dans la cellule.
Devise	Devise de la compagnie sélectionnée. NOTE : Disponible seulement si les fonctionnalités multidimensionnelle et multidevise sont installées seulement.
État de la transaction	Identifie si l’achat a été facturé ou non. NOTES : En fonction de la configuration Ne pas permettre de modifier des transactions facturées disponible dans les Configurations diverses de la Facturation en Régie contrôlée ou de Facturation - Coût plus, il est possible d’empêcher la modification d’un achat lorsque celui-ci est facturé ou en cours de facturation. S’applique uniquement pour les transactions facturées par les modules Facturation en régie contrôlée et Facturation à coût plus. Cette colonne n’est pas visible par défaut. Pour l’afficher, cliquer dans la grille de ventilation et sélectionner l’option Configuration.

Cliquer sur Enregistrer.

Il est possible de configurer le cadre Infos additionnelles fournisseur permettant d’afficher l’information provenant de la Gestion des fournisseurs en utilisant l’icône située dans le cadre supérieur droit de la fenêtre.

En supprimant un achat de projet non transféré, le système supprime également toute transaction reliée à l’option Utilisation des compteurs par employé, si le module Ressources humaines est installé.

Créer une transaction à partir d’un document numérisé

Cliquer sur Création d’une transaction à partir d’un document numérisé. La fenêtre Importation de documents s’affiche. Les images contenues dans le répertoire configuré par défaut s’affichent (Configurations générales > Documents).
Sélectionner un ou plusieurs documents numérisés.

Diverses options sont disponibles pour faciliter la sélection :

Navigation pour afficher le contenu d’autres répertoires (bouton Parcourir);

Filtre dynamique;

Glissière permettant de redimensionner les icônes.

On peut également numériser un nouveau document directement à partir de cette fenêtre.

Cliquer sur l’icône Accepter.
De retour dans l’écran principal, poursuivre le processus de création d’achat de projet normal.

Créer un achat de projet à partir d'une transaction en attente

Cliquer sur l'icône Transactions en attente.
Dans le haut de la fenêtre, la grille de sélection affiche les transactions en attente de type Achat de projet.
Sélectionner une transaction en attente.

Les pièces jointes à la transaction en attente s'affichent dans une nouvelle fenêtre.

S'il y a plus d'un document joint à la transaction en attente, ils seront présentés dans cet ordre : PDF, Image, Word, Excel et autres types.

Dans la fenêtre de l'option, certains champs ont déjà été complétées par le système (utilisateur qui a créé la transaction, date et heure de création, etc.).

Si la transaction provient du programme complémentaire (add-in) Outlook, d'autres valeurs seront déjà saisies : type de facturation, fournisseur, projet, code de produit, etc.

Compléter et enregistrer la transaction.

Après la sauvegarde de la transaction, les documents joints seront disponible à partir de la Gestion des documents.

Imprimer un formulaire d’achat de projet

Un formulaire doit être configuré dans les Configurations diverses.

Cliquer sur le menu déroulant de l’icône Imprimer.
Cliquer sur Formulaire.

Modifier l’affichage des totaux

Par défaut, le système affiche les totaux sans tenir compte de la retenue (sous-total et taxes).

Pour afficher les totaux en tenant compte de la retenue, cliquer sur le bouton Changer le mode d’affichage des totaux.

Si le mode pour afficher les totaux selon la retenue est sélectionné, il sera le défaut pour toutes les transactions jusqu’au moment où le mode sera modifié de nouveau.

Le mode qui tient compte de la retenue ne modifie que l’affichage. L’enregistrement de la transaction n’est pas modifié.

Gérer les processus d’approbation d’achat de projet

Si l’achat de projet en question fait l’objet d’un processus d’approbation, créé dans l’option Gestion des processus, quelques particularités s’appliquent :

Dès la sauvegarde de l’achat de projet et si les conditions du processus s’appliquent, la fenêtre Processus d’approbation s’affiche pour permettre à l’utilisateur de faire progresser le processus à la prochaine étape :
Pour ce faire, sélectionner l’action à prendre dans la section Prochaine étape et cliquer sur Appliquer.
Des colonnes spécifiques à la gestion des processus sont disponibles dans la grille sommaire des transactions :
Étape actuelle;
Assigné à;
En date du;
Commentaires.
Certaines icônes ne sont pas disponibles à des moments clés du processus :
En mode insertion, l’icône Transférer n’est pas disponible;
Les icônes Enregistrer et Supprimer ne sont pas disponibles une fois le processus débuté, sauf si la transaction en est à la première étape.
Le champ Acceptation est en affichage seulement, il n’est pas possible de modifier la valeur.

De plus, l’onglet Détail du processus s’affiche dès qu’il existe au moins un processus actif en lien avec le type de transaction Achat de projet.

Voir aussi

Dernière modification : 20 septembre 2024